Saber gerenciar o fluxo de caixa é tão importante quanto ter um negócio lucrativo. Alguns erros são comuns na sua construção, e alguns empreendedores acabam fazendo a escolha errada, seja por inexperiência ou falta de conhecimento na área de finanças, comprometendo uma boa avaliação e, consequentemente, uma gestão adequada.
Compilei 13 erros de fluxo de caixa que sua empresa não pode cometer. Quer saber o que são? Acompanhe o post de hoje!
1. Não controlar o fluxo de caixa
Não basta ter todo o conhecimento na sua área de negócio se não o combinar com o financeiro.
A partir daí, torna-se possível o crescimento do negócio, a começar pelo fluxo de caixa, que nada mais é do que entradas e saídas financeiras. O rastreamento permite que você saiba quanto resta, de onde veio e para onde foi seu dinheiro.
Se não for feito, a falta de previsão pode levar à incapacidade de evitar problemas antes que eles aconteçam, porque o controle do fluxo de caixa mostra muito sobre o futuro, além de fazer parte do dia-a-dia do trabalho.
Em outras palavras, é a base da lucratividade. Além de ajudar a agir antecipadamente com base no que pode ser analisado, também estimula um melhor planejamento e investimentos que trazem benefícios a curto, médio e longo prazo.
2. Atualizar o fluxo de caixa de forma irregular
A correria diária afasta muitos empreendedores, atualizando seus processos semanalmente ou mensalmente. No entanto, pagamentos e recibos estão disponíveis todos os dias e, se você não souber as informações com precisão, não poderá tomar decisões sólidas.
Não é incomum sair do caixa para comprar material de escritório ou até mesmo quitar dívidas, mas essas saídas nem sempre são contabilizadas em lançamentos mensais ou registradas imediatamente.
O monitoramento diário é essencial para um bom controle do fluxo de caixa, permitindo identificar precocemente problemas e riscos financeiros e tomar medidas oportunas para evitar consequências graves.
3. As entradas em dinheiro não são classificadas
As entradas e saídas planejadas devem ser registradas separadamente, aquelas que foram efetivamente implementadas, e sabe-se de onde vieram, para onde foram e quando foram.
Além disso, programas como diferenciação de impostos, apoio à mão de obra e funcionários podem controlar cada centavo pago e recebido.
Quando você entende quais áreas gastam mais recursos, pode desenvolver estratégias para reduzir gastos desnecessários. Assim como os recibos, ao categorizar a renda, você pode descobrir onde estão os maiores retornos e direcionar novos investimentos para essas áreas.
4. Use categorias genéricas
Você viu a importância de usar categorias no tópico anterior, portanto, não generalize ao criar novas categorias.
É normal ter alguns momentos de criatividade limitada ou preguiça, mas encontrar entradas e saídas categorizadas como “Outras Entradas”, “Outras Entradas”, “Outras Saídas” e “Outras Saídas” é a mesma coisa. Valorize sua organização! Isso economizará responsabilidade e planejamento orçamentário no futuro.
5. Controle via livro caixa
Há muitos anos, a melhor maneira de controlar o tráfego era por meio de notebooks chamados ledgers.
No entanto, quando as entradas e saídas são registradas apenas com papel e caneta, os resultados do fluxo de caixa são apenas um registro do passado e não atendem ao seu propósito principal, que é ajudar a entender o passado e prever o futuro para tornar melhor, presente e decisões presentes.
Sem as informações necessárias, é impossível ter uma visão clara de onde estão suas finanças, onde investir ou cortar despesas. Assim, organizar suas finanças em softwares como o Flua pode ter um impacto enorme no dia a dia e na melhoria do seu negócio como um todo.
Nele, você pode usar seus dados de forma inteligente para gerar gráficos e relatórios detalhados de receitas e despesas, discriminados por período, departamento ou conforme sua necessidade.
6. Conte com o dinheiro que ainda não chegou
Essa é outra situação muito comum nas empresas: o dinheiro ainda não entrou na caixa.
Por exemplo, venda em 5x, a primeira parcela é paga pelo cliente após 30 dias. Isso significa que uma parcela só chegará após 30 dias, e muitos empreendedores gastam antes mesmo do dinheiro chegar, sem perceber que estão correndo um risco enorme de clientes atrasados, cobranças mais urgentes, greves bancárias, ou outros eventos imprevistos.
O ideal é aguardar um recebimento específico antes de fazer qualquer tipo de investimento ou gasto para evitar que o caixa fique negativo. Fica a dica: comece sua venda com base em como seus clientes pagam.
7. Contas pessoais e da empresa
Esse é provavelmente um dos erros mais comuns, cometidos principalmente por empreendedores iniciantes: confundir contas pessoais com contas corporativas.
É preciso entender que o caixa da empresa não é sua conta bancária e não pode fazer saques quando precisar. Procure estabelecer um valor fixo para os pró-trabalhadores e inclua-o no seu plano de fluxo de caixa mensal, o que evitará que saques constantes causem prejuízos ainda maiores.
8. Informações inconsistentes publicadas
Não faz sentido publicar muitas informações no fluxo de caixa todos os dias se os dados não fornecerem os detalhes desejados.
Por exemplo, dizer “cada banco + 50 reais” ocorreu hoje pode significar que 50 reais foram inseridos quando o banco foi vendido, mas no final do mês, você ou seus colegas poderiam entender algo como “pague 50 reais” I significa ir ao banco”.
Com isso, com certeza você passará muito tempo tentando lembrar o significado da observação, além de possivelmente interpretá-la mal sem perceber.
Portanto, mantenha as informações claras e completas em todos os registros.
9. Controle via planilha
Por mais simples que pareça, o processo na planilha é todo manual. Você pode perder suas anotações, alterar ou excluir dados acidentalmente e tudo pode dar errado. Requer mais esforço ao longo do tempo, afeta sua produtividade e não garante o mesmo controle, principalmente diante de perda, acidente ou até roubo de dados.
Já no software, muitos processos podem ser automatizados, reduzindo a chance de erros, principalmente decisões erradas. É confiável, prático e oferece tempo para atingir suas metas no prazo.
10. Superestimando as previsões
Altas estimativas de lucro baseadas em suposições ou informações falsas podem, em última análise, trair as metas de crescimento da organização, levando ao fracasso.
Desinformação, deixar lacunas nos detalhes do dia-a-dia ou até mesmo faturamentos flutuantes devido à sazonalidade das vendas podem fazer qualquer empresa declarar falência nos primeiros anos.
Por isso, quanto mais realista for a previsão, principalmente baseada em uma previsão sucinta, maior será a capacidade de alcançar o próximo passo e maior a posição de sua empresa no mercado.
11. Compra ou investimento por impulso
As compras não planejadas afetam tanto a vida corporativa quanto a pessoal.
Por mais que custe, seja investindo em patrocínios sem analisar as condições, substituindo equipamentos sem analisar o caixa, ou comprando um grande pedido em um mês desfavorável, só prejudica o caixa da empresa.
Se a ação não se movimenta e não compensa no curto ou médio prazo, é fácil reconhecer que se trata de um gasto impulsivo e pode levar à falta de recursos para atender outras necessidades.
O ideal é esperar a oportunidade certa de comprar a granel, buscar preços mais acessíveis e investir apenas quando tiver certeza de que vai pagar.
12. Não use software de gestão financeira
Contar com anotações ou planilhas para organizar seu fluxo de caixa o deixa vulnerável a todos os erros e problemas que mencionei até agora.
Não é por acaso que a maioria das empresas já utiliza sistemas mais modernos, nomeadamente software de gestão. É também o melhor investimento que sua empresa pode fazer para reduzir ou eliminar erros de fluxo de caixa.
O Flua permite gerenciar pagamentos e recebimentos, registrar informações de clientes e monitorar e controlar fluxos financeiros de forma automatizada e mais dinâmica.
Ele otimiza processos, fornece segurança e confiabilidade das informações e simplifica as rotinas de negócios para que você possa se concentrar em outras necessidades.
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13. Não entende o conceito básico de fluxo de caixa
Devido à importância desse tema, escrevi um artigo super completo explicando todos os detalhes que você precisa saber para ter o controle total do seu fluxo de caixa.
