Finanças pessoais misturadas com contas da empresa, falta de métricas e subfinanciamento: esses são apenas alguns dos problemas enfrentados na hora de organizar as finanças da empresa que podem gerar uma verdadeira confusão.
No entanto, não há motivo para pânico! É o suficiente para os gerentes tentarem colocar suas finanças em ordem antes que seja tarde demais. Afinal, o mercado geralmente não oferece muito espaço para erros.
Ao organizar o departamento financeiro de uma empresa, é possível aumentar custos, desperdícios, níveis exatos de endividamento e investimentos que se revelam irracionais.
Está com dificuldades para organizar o departamento financeiro da sua empresa? Confira a lista de dicas abaixo para te ajudar a minimizar despesas e garantir a eficiência da sua empresa!
1. Exercite a disciplina
Uma das qualidades que todo empreendedor ou gestor deve desenvolver é a disciplina. Você não pode organizar algo com sucesso sem fazer a quantidade certa de esforço – é como tentar perder peso ou largar as drogas. Sem foco e acompanhamento diário, as chances de alcançar seus objetivos são pequenas.
As grandes empresas devem monitorar de perto as métricas de desempenho, como receita, custos fixos, custos totais, lucro nominal, margens de lucro e níveis de dívida.
As pequenas e médias empresas, por outro lado, devem monitorar regularmente semanalmente ou mesmo diariamente. Esta recomendação surge porque as PME são financeiramente mais vulneráveis do que as grandes empresas.
Esse monitoramento próximo permite visualizar as flutuações mais rapidamente, contornando-as assim que uma situação começa.
2. Separe contas pessoais e comerciais
Um erro básico – mas comum em pequenas empresas – confunde finanças pessoais com finanças empresariais.
Independentemente da tentação, os recursos da empresa, assim como o dinheiro destinado à vida pessoal, precisam ser organizados de forma rigorosa. Não há como escapar dessa separação.
As empresas familiares também têm muitas dificuldades – afinal, neste caso, a família e os negócios podem ser confusos. Portanto, é necessário determinar com o sócio os termos e condições que devem ser observados para realizar a retirada, impedindo a transferência de recursos da empresa para o patrimônio pessoal.
3. Conheça os prazos
É essencial entender os limites de prazo, recebimentos e datas de vencimento de sua conta. Isso evita atrasos no pagamento e o pagamento de juros de mora.
Essa questão não deve ser ignorada, pois entender os prazos é o primeiro passo para controlar o fluxo de caixa, priorizando tudo o que corresponde ao longo, médio e curto prazo. Por exemplo, no caso da dívida, entender a dívida de curto prazo é fundamental.
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4. Desenvolva um orçamento anual
Alguns investimentos podem revelar-se grandes oportunidades. No entanto, isso deve ser bem controlado e calculado para não criar instabilidade no negócio.
Você pode contratar um novo serviço, investir na expansão do setor, contratar mais pessoas ou ferramentas. O ideal, porém, é ter um orçamento anual para isso.
Com essa atitude, você pode garantir que seus investimentos sejam limitados. Esse valor já é conhecido e pode ser utilizado sem comprometer a saúde financeira do negócio.
Então, idealmente, você tem uma reunião com as pessoas relevantes para determinar o foco, o valor, as metas e alguns marcos importantes do investimento para ver se o investimento está de acordo com as expectativas.
5. Gerenciar fornecedores adequadamente
Uma das maiores preocupações dos departamentos de finanças corporativas é a gestão de fornecedores, principalmente quando se trata de vários deles.
Por exemplo, imagine uma montadora de eletrônicos. O mesmo produto tem vários componentes e cada componente pode vir de um fornecedor diferente. Se mal administrado, isso pode se transformar em caos.
Não só o setor financeiro será afetado por problemas de abastecimento, mas empresas inteiras serão afetadas, seja por atrasos ou má qualidade. Por isso, é muito importante fazer uma análise bem completa das instituições parceiras, manter bons relacionamentos e gerenciá-los.
6. Negocie boas condições de pagamento
Não se trata apenas de uma boa gestão das organizações com as quais você faz negócios, também é importante alcançar boas condições de pagamento. Ajustar prazos, negociar valores e parcelas podem evitar que sua empresa tenha que fazer uma grande redução de capital imediata ou pagar juros a mais.
Avalie quais são as melhores opções para o seu setor financeiro analisando todos os negócios envolvidos e encontre fornecedores de qualidade que possam atender às suas necessidades.
7. Controle de estoque e transações financeiras
Se você deseja organizar as finanças da sua empresa, precisa adquirir o hábito de controlar rigidamente seu estoque. Isso se aplica a qualquer tipo de negócio, seja pequeno, médio ou grande.
Acumular muitos produtos em sua empresa permitirá que você aplique um orçamento alto em um curto período de tempo. Além disso, o espaço físico necessário para condicionar os itens pode ser caro se não houver saída sincronizada com as compras.
Por outro lado, se você não calcular bem o volume de componentes e não criar o suprimento necessário, poderá perder vendas por falta deles.
Dito isso, você deve manter um bom controle de estoque, estudar a saída de cada item, o tempo que leva desde a geração do pedido de compra até a entrega e o custo total envolvido.
8. Use soluções de tecnologia
Embora muitas empresas usem planilhas e estejam até felizes com o quão automatizadas elas são, nada se compara a um software de gestão financeira. Afinal, esta é uma solução adequada e decisiva para a organização do departamento de finanças corporativas.
Com o Flua, você sempre pode manter seu fluxo de caixa em ordem, melhorar a segurança dos dados confidenciais do seu setor, acessar informações precisas sem o risco de erro de cálculo – como uma planilha – e simplificar toda a sua administração.
Os gestores podem acessar um dashboard com informações em tempo real sobre as finanças da empresa através do Flua. Você pode consultar saldos diários e mensais, gráficos de despesas e receitas e previsões de crédito e débito por período. Além de ter todos esses recursos, também é simples e fácil de usar. Todas as entradas são concluídas de forma clara e rápida, para que os gerentes não percam tempo com tarefas que podem ser concluídas em minutos.
A Flua não se trata apenas de construir as finanças em si, é fundamental para acompanhar o crescimento da empresa. Tal como acontece com todos os ofícios, o trabalho de qualidade é impossível sem o uso das ferramentas certas.
Assim, vemos que para organizar as finanças de uma empresa é preciso apreender diferentes pontos. Fizemos um levantamento do seu negócio principal para que você possa se candidatar e manter o setor financeiro bem organizado em seu negócio.
Nunca se esqueça que estas ações ajudam o seu negócio não só garantindo a sua rentabilidade, mas também a longevidade!
Fontes: https://www.flua.com.br
