Para entender como organizar as finanças de uma empresa, é importante conhecer e saber quais ferramentas utilizar para colocar o processo em prática de forma estratégica e decisiva.
Por isso, neste artigo, você encontra dicas de como organizá-lo de forma simples em 9 passos. Para saber quais são essas dicas e como aplicá-las no seu dia a dia, fique atento a nós e confira o artigo completo.
Por onde começar a planejar as finanças da sua empresa?
Organizar as finanças de uma empresa significa manter um controle financeiro da receita desse negócio. Dessa forma, seja você uma empresa pequena, média ou grande, é importante manter suas finanças em ordem.
Assim, toda vez que você precisar analisar despesas, despesas ou lucros, poderá ver os números com mais clareza e rapidez. Esse tipo de monitoramento faz parte da gestão financeira e, principalmente, não é levado a sério pelas pequenas e médias empresas.
Mas, ao fazê-lo, esses empreendedores arriscam seus próprios negócios, pois sem controle financeiro a organização não existe. Uma empresa financeiramente caótica tem maior probabilidade de falir ou passar por dificuldades financeiras.
As instituições financeiras preparam você para crises e emergências.
Ser disciplinado e saber organizar as finanças da empresa
Para manter as finanças de uma empresa em ordem, é preciso disciplina no registro de despesas, entradas e saídas e na análise por período. Isso vai depender do fluxo de caixa de cada empresa. Por exemplo, para alguns, a análise mensal é suficiente, para outros, a análise semanal é necessária.
É por isso que é tão importante manter, armazenar e centralizar documentos em um só lugar, e discutiremos algumas das opções que tornam esse tipo de centralização de dados tão importante mais adiante.
Separe contas pessoais e empresariais
Quando se trata de organizar as finanças da empresa, saber separar as finanças pessoais das finanças do negócio é fundamental para manter uma organização. Como tal, não separar suas contas pessoais e comerciais pode levar à sua falência.
Esse continua sendo um dos erros mais comuns cometidos pelos empresários brasileiros, até porque as escolas não estudam educação financeira. Dessa forma, muitos empreendedores confundem despesas pessoais e domésticas com contas corporativas como se fossem a mesma coisa.
No início, era a conta de luz, a conta de telefone ou a conta do apartamento. Então, com o tempo, todas as contas pessoais vão para o fluxo de caixa da empresa. Alguns empreendedores, quando questionados, preferem guardar isso para mais tarde, ou insistir que é impossível fazer isso.
Outro fator que gera confusão nas contas pessoais e profissionais é a correria do dia a dia e todas as responsabilidades atribuídas aos empreendedores. Isso é especialmente verdadeiro para empresas menores que não possuem um departamento ou posição específica para lidar com finanças.
Dessa forma, o empresário não sabe o custo exato de sua operação ao longo do tempo. Sem contar que os contadores não conseguem realizar as devidas liquidações por falta de informação e têm uma visão distorcida do lucro ou apropriação indébita do negócio.
Definir Custos, Receitas e Despesas
Outro passo importante para entender como organizar as finanças da sua empresa é definir claramente custos, receitas e despesas. Para isso, é necessário saber distinguir cada um desses termos nos termos financeiros do negócio em questão.
custo
Em economia, o termo custo representa a despesa econômica necessária para fabricar um produto ou prestar um serviço. custo de instalação
A produção é necessária para determinar o preço de venda do produto aos consumidores.
Portanto, o custo de um produto é definido pelo preço das matérias-primas, o preço da mão de obra direta utilizada na produção, o preço da mão de obra indireta que mantém a empresa em atividade e o custo amortizado de maquinário e aluguel.
renda
Entende-se por rendimento de uma empresa qualquer valor obtido com essa atividade empresarial. Receita é tudo que uma empresa obtém com a venda de um serviço ou produto. Essas receitas fazem parte do cálculo do lucro e representam o lado positivo da caixa.
Os rendimentos podem aceitar algumas denominações, os mais em causa são os rendimentos líquidos e os rendimentos brutos. Lucro líquido e bruto menos descontos corporativos, como impostos. A receita bruta, por outro lado, é o que uma empresa ganha e tudo tem a ver com vendas.
despesa
As despesas da empresa representam todas as despesas necessárias para obter receitas. As despesas incluem despesas indeterminadas durante a transformação ou produção de bens e produtos. Todas as taxas referem-se ao valor gasto na estrutura administrativa e comercial do negócio em questão.
Fique atento aos prazos
O cumprimento das condições de pagamento da sua empresa a fornecedores e funcionários ou contas de manutenção do negócio garante a saúde financeira do negócio e uma boa gestão do fluxo de caixa.
Abaixo, você pode ver dois tipos de prazos que as empresas devem estar cientes:
vencimento do pagamento
O prazo de pagamento, ou prazo médio de pagamento, indica quanto tempo, em média, uma empresa leva para pagar por um produto, fornecedor ou serviço. Este período levará em consideração o intervalo de tempo entre a data da compra e a data do pagamento.
Data de entrega
O prazo de recebimento, também conhecido como prazo médio de recebimento, é o tempo que uma empresa leva para receber o valor de venda de um produto ou serviço vendido. Na maioria das vezes, esse cálculo é feito para se ter uma ideia do tempo médio que leva para receber as vendas parceladas.
Defina um orçamento
Definir um orçamento tem um grande impacto nas finanças empresariais de uma organização. Quando um empreendedor é guiado por valores pré-determinados, ele consegue entender para onde está indo, quais ações pode tomar para chegar lá mais rápido, ou quando deve parar de gastar para não ultrapassar o orçamento e prejudicar as finanças do negócio da empresa.
Gerenciar fornecedores
Gerenciar fornecedores significa manter relacionamentos com eles. Além disso, os empreendedores devem ter a disciplina de planejar estrategicamente essas interações com pessoas de organizações externas à empresa na busca de melhorá-las.
Negocie melhores condições de pagamento
A negociação é uma tática antiga que foi deixada de lado por muitos. Por exemplo, negociar com fornecedores é uma forma de economizar dinheiro. Os empreendedores podem propor parcerias que sejam mutuamente benéficas. Tudo para melhores condições de pagamento.
Fazer controle de estoque
O controle de estoque permite que as empresas prevejam quanto produto precisa ser comprado e ajuda a evitar desperdícios futuros. Essas práticas evitam que os clientes percam ou percam produtos.
Registrar transações financeiras
Aperitivo
Quando falamos de entrada de uma empresa cadastrada, significa registrar fundos que vão para o caixa, envolvendo pagamentos de clientes ou investimentos externos. Portanto, registrar esse fluxo é muito importante para acompanhar o fluxo de caixa.
Essas entradas garantem que o negócio tenha dinheiro em mãos e possa desempenhar suas funções, como pagar funcionários e fornecedores.
Saída
Documentar as saídas de caixa mensais de uma empresa é fundamental para manter a saúde financeira de uma empresa. As saídas representam o dinheiro que sai do negócio.
Portanto, ter uma planilha ou sistema de gestão financeira garante que essas saídas sejam classificadas e evita gastos desnecessários ou desperdícios para as empresas envolvidas.
Quais são os principais desafios na hora de organizar as finanças da empresa?
O principal desafio é entender os custos da empresa. Surpreendentemente, muitos empreendedores não têm ideia de quanto custarão suas próprias empresas. Este é um dos erros mais comuns no mundo dos negócios.
Portanto, conhecer as finanças da sua empresa pode ajudá-lo a entender seu verdadeiro valor para o mercado, especialmente se você deseja garantir um investimento. Alguns até sabem o faturamento anual da própria empresa, mas o valor patrimonial é o mais importante.
Para calcular o valor patrimonial da sua empresa, você precisa usar a seguinte fórmula:
Todos os bens oferecidos + todos os serviços oferecidos
Esse cálculo é feito sem comprometer o investimento da empresa ou suas intenções de crescimento.
Quais são as ferramentas para organizar as finanças da empresa?
Há mais de uma forma de organizar as finanças do seu negócio, sendo as mais comuns os notebooks, planilhas e softwares de gestão financeira. Você pode saber mais sobre cada um abaixo:
Como organizar minhas finanças em um caderno?
Muitas pessoas que iniciam um negócio optam por organizar suas finanças em cadernos, registrando entradas e saídas. Para isso, é importante manter este caderno organizado, listando e nomeando todos os valores de receitas e despesas. E sempre monitore os dados registrados nele.
Planilha para Organizar as Finanças da Empresa
As planilhas já são uma ferramenta um pouco mais avançada, mas muito simples e intuitiva. Pode ser feito usando o excel gratuitamente, existem vários templates prontos na internet. A ideia também é registrar o valor de todas as entradas e saídas da empresa e fazer projeções de investimentos ou despesas.
Software de gestão
Ainda existem pessoas que não acreditam que a IA possa ajudar na gestão financeira, mas esse é um dos piores erros. Hoje, é um dos maiores aliados, e os dados financeiros podem ser analisados com segurança, sem os erros que os humanos podem cometer.
Por meio de inteligência artificial e aprendizado de máquina, a automação financeira controla as operações de vários departamentos financeiros simultaneamente. Por exemplo, emita faturas e documentos, agende contas a pagar, verifique contas a receber e gere relatórios confiáveis em tempo real.
Portanto, ter um parceiro dedicado para lidar com as rotinas financeiras pode liberar muito tempo e energia para atividades mais estratégicas.
Atualmente, existem softwares especializados para gerenciar a gestão financeira de sua pequena e média empresa. Um deles é o Celero, onde você pode automatizar toda a gestão financeira do seu negócio, agendar pagamentos e ainda ter acesso aos seus relatórios financeiros.
Em conclusão
Agora que você já sabe como organizar as finanças da sua empresa em 9 passos, você pode aplicar as dicas deste artigo na sua prática empresarial.
Toda semana você verá conteúdos exclusivos sobre finanças empresariais e gestão financeira no blog.
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